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Hacé el diagnóstico (3 min)Ver todos los serviciosAutomatización con IA · n8n, Make, Zapier
Conectamos tus formularios, CRM, planillas, WhatsApp y facturación para que lo repetitivo se haga solo. Antes de construir, hacemos la cuenta: si no ahorra más de lo que cuesta, te lo decimos.
El problema
Antes de automatizar, calculá cuánto cuesta no hacerlo.
Una tarea que se hace tres veces por mes casi nunca justifica un flujo. Una que se hace todos los días, casi siempre.
Ejemplos para pymes
Son diseños de referencia, no casos de clientes.
01
Ventas
El formulario de la web o del anuncio dispara un flujo que valida los datos, evita duplicados, carga el lead en el CRM con su origen (UTM) y le escribe por WhatsApp con una plantilla aprobada y su consentimiento. Al vendedor le llega un aviso con resumen. Si todavía no tenés CRM, lo armamos con email marketing y CRM. Es la base de un sistema de generación de leads. Se mide en: primera respuesta y leads sin atender.
02
Administración
Las facturas de proveedores llegan por mail o WhatsApp en PDF o foto. El flujo extrae proveedor, CUIT, fecha e importes, los carga en Google Sheets o en tu sistema y marca lo que no cuadra para revisión. Es para comprobantes recibidos: emitir facturas por ARCA es otro proceso y se evalúa aparte. Se mide en: horas de carga y errores.
03
Equipo
La transcripción de la reunión pasa por un modelo que arma resumen, decisiones y tareas con responsable, y las manda al canal del equipo. Una persona valida antes de repartir tareas, y los participantes saben que se transcribe. Se mide en: minutos de minuta por reunión.
04
Operaciones
Los correos que entran a ventas@, info@ o soporte@ se clasifican (consulta, pedido, reclamo, factura), se etiquetan y se derivan a quien corresponde, con un borrador de respuesta para revisar. Lo urgente o ambiguo va directo a una persona. Se mide en: demora de primera respuesta.
05
Gestión
Cada lunes el flujo junta datos de anuncios, web y CRM en una planilla y manda un resumen: qué cambió y qué mirar. Los números salen de las fuentes, no del modelo; la IA solo redacta. Por eso se puede auditar. Se mide en: horas de armado.
Herramientas
| Herramienta | Cómo se usa | Cuándo la elegimos | A tener en cuenta |
|---|---|---|---|
| n8n | Editor visual de flujos, en la nube de n8n o en tu propio servidor. | Lógica compleja, volumen alto, pasos con IA o datos que preferís no sacar de tu infraestructura. | Pide más criterio técnico; si lo alojás vos, alguien mantiene el servidor. |
| Make | Editor visual de escenarios, con muchos conectores listos. | Integraciones de varios pasos con transformación de datos. | Cobra por uso (operaciones o créditos, según el plan): los escenarios largos se encarecen. |
| Zapier | Flujos lineales, “cuando pasa esto, hacé aquello”, con un catálogo enorme de apps. | Casos simples y rápidos, para equipos sin perfil técnico. | Cobra por tareas: con mucho volumen el costo pesa. |
| APIs y código | Conexión directa entre sistemas, con tu equipo de sistemas o el nuestro. | Cuando el volumen, la seguridad o la lógica no entran en una herramienta no-code. | Más a medida y más mantenimiento. |
Precios y condiciones cambian: los confirmamos en la página de cada plataforma al presupuestar. No somos partners ni revendedores de ninguna.
Dónde va la IA
En una automatización la IA suele ocupar uno o dos pasos (leer un PDF, clasificar un correo, resumir, redactar) y el resto es lógica fija. Eso la hace más barata, más predecible y más fácil de auditar. Cuando el camino cambia según el caso y el flujo tiene que decidir, pasamos a un agente de IA. Y antes de proponerte cualquiera de los dos, lo probamos en el IA Lab.
Ahorro
El ahorro mensual de una automatización es horas por ejecución × ejecuciones por mes × costo de la hora − costo mensual de la automatización. Si da negativo o muy chico, no la hacemos: a veces la solución es una planilla bien armada.
Un ejemplo con números supuestos, para mostrar la cuenta y no como caso real:
| Dato | Supuesto |
|---|---|
| Tarea | Cargar facturas en una planilla |
| Tiempo por factura | 6 minutos (0,1 hora) |
| Facturas por mes | 200 |
| Costo de la hora | ARS 8.000 |
| Trabajo mensual | 200 × 0,1 × ARS 8.000 = ARS 160.000 |
| Costo mensual de la automatización | ARS 50.000 |
| Ahorro mensual | ARS 110.000 |
| Implementación | ARS 330.000, que se recupera en 3 meses |
Dos aclaraciones. Las horas ahorradas solo valen si el equipo las usa en otra cosa. Y la cuenta no incluye lo que no aparece en la planilla, como un lead respondido a tiempo o un error evitado: eso se mide aparte.
En una línea: (horas × frecuencia × costo hora) − costo de la automatización. Si no podés llenar esos cuatro datos, todavía no hay nada para automatizar.
Las tres conectan aplicaciones con flujos, pero cambian en control, costo y curva de aprendizaje. n8n permite alojarlo en tu servidor y maneja bien la lógica compleja; Make es visual y tiene muchos conectores; Zapier es el más simple para casos lineales. Elegimos por caso, por volumen y por dónde quedan tus datos.
Depende del proceso y de las integraciones, y tiene implementación más costo mensual. Como referencia, Varka publica automatización de procesos internos desde USD 2.000 más USD 400 por mes, y Duotach lista boutiques de USD 1.500 a USD 15.000 por proyecto. Se suma el costo de la plataforma. Son precios de lista de terceros, no una cotización nuestra.
El que más horas consume, se repite todos los meses con reglas claras y tiene un costo alto cuando se hace mal. Para elegirlo aplicamos la fórmula de ahorro a cada candidato y empezamos por el de mejor relación entre horas ahorradas y esfuerzo. Con poco volumen, casi nunca conviene.
No, siempre que tengan API o una forma de exportar e importar datos. Trabajamos con planillas de Google, CRM, email y WhatsApp. Si un sistema no tiene API, buscamos alternativas: exportaciones programadas, el email como puente o una planilla intermedia. Lo revisamos antes de presupuestar.
Tiene que avisar y no fallar en silencio. Cada flujo lleva alertas, reintentos cuando corresponde, un registro de ejecuciones y una cola de casos para revisar a mano. También dejamos documentado qué hacer ante cada falla y a quién avisa el sistema.
Depende de lo que busques. Leer facturas recibidas y cargarlas se automatiza bien. Emitir comprobantes electrónicos implica integrarse con los servicios de ARCA o con un sistema de facturación que ya lo haga, y lo evaluamos caso por caso, con validación humana al principio.
Cuando el camino cambia según el caso.
Lo que pasa después del primer contacto.
Captación y calificación hasta la reunión.
Demos y experimentos, bien etiquetados.
API oficial, derivación humana y métricas.
Para vender online en Argentina ordená producto, margen, logística, pagos, cuotas y factura antes de elegir plataforma. Con checklist de lanzamiento por etapas.
Lo que cobra una agencia se divide en fee, pauta y producción. Dos presupuestos pueden diferir varias veces porque no incluyen lo mismo; así se leen.
Elegí agencia por el problema que querés resolver, no por el portfolio: pedí entregables y métricas por escrito, cuentas a tu nombre y propuestas comparables.
Primer paso
Contanos qué es, cuántas veces por mes se hace y con qué herramientas. Hacemos la cuenta y te decimos si conviene automatizarla.